Cum să Elaborați Corect un Caiet de Sarcini pentru un Proiect Web: Sfaturi pentru Clienți

Un caiet de sarcini bine elaborat (TS) este fundamentul unui proiect web de succes. Calitatea acestuia influențează nu doar rezultatul final, ci și costul dezvoltării, termenul de implementare și lipsa neînțelegerilor cu executantul.

Este important să înțelegeți: caietul de sarcini trebuie să fie redactat de executant, nu de client. Sarcina dvs. ca și client este să oferiți informații cât mai complete despre nevoile, procesele de afaceri și așteptările dvs. Un dezvoltator experimentat sau o agenție vor structura aceste informații într-un TS profesional, punând întrebările corecte și oferind recomandări de expert.

Dacă executantul vă cere să scrieți singur un TS detaliat — acesta este un motiv să fiți precaut. Un TS de calitate necesită expertiză tehnică pe care clientul poate să nu o aibă.

Cum să interacționați corect cu executantul la crearea TS-ului

Procesul de creare a caietului de sarcini este un dialog între client și executant. Un dezvoltator profesionist va realiza un interviu cu dvs., va pune întrebările corecte și va ajuta să structurați ideile dvs. într-o soluție funcțională.

1. Definiți clar obiectivele și scopurile proiectului

Începeți cu întrebarea globală: de ce aveți nevoie de acest site? Un executant bun va pune cu siguranță această întrebare și vă va ajuta să formulați obiective concrete, măsurabile.

Exemplu rău: „Avem nevoie de un site frumos pentru compania noastră”

Exemplu bun: „Crearea unui site corporativ pentru creșterea cu 30% a solicitărilor de consultanță în 6 luni. Publicul țintă este format din proprietari de mici afaceri între 30-50 de ani, care caută servicii juridice prin Google”

Obiectivele concrete ajută dezvoltatorul să înțeleagă ce soluții vor fi cele mai eficiente.

2. Povestiți despre procesele dvs. de afaceri

Nu încercați să inventați funcționalitatea site-ului singur. În schimb, descrieți în detaliu executantului cum funcționează afacerea dvs. în prezent. Un dezvoltator experimentat va propune soluții tehnice optime pe baza acestor informații.

Ce să spuneți executantului:

• Cum sunt primite și procesate comenzile în prezent
• Ce documente generați pentru clienți
• Cu ce sisteme lucrați deja (CRM, 1C, program de gestiune)
• Ce sarcini consumă cel mai mult timp
• Care sunt principalele probleme ale proceselor curente

Dezvoltatorul va analiza aceste informații și va propune funcționalități care automatizează cu adevărat procesele dvs., nu creează muncă suplimentară.

Exemplu de dialog cu executantul:

Client: „Avem nevoie de un coș de cumpărături pe site”

Executant: „Povestiți-mi, cum se face în prezent plasarea comenzilor? Clienții sună sau scriu pe mesageri?”

Client: „De obicei sună, eu notez comanda într-un caiet, apoi o trec în Excel...”

Executant: „Atunci în loc de un coș complicat, mai bine facem un formular simplu de comandă care trimite imediat datele în CRM-ul dvs. Acest lucru vă va economisi timp și va reduce costurile dezvoltării.”

3. Împărtășiți informații despre audiența țintă

Spuneți executantului cât mai multe detalii despre clienții dvs. Un dezvoltator profesionist va crea scenarii de utilizator și va propune soluții UX adecvate pe baza acestor informații.

Ce să spuneți despre clienți:

• Vârsta, sexul, nivelul de venit
• De unde află cel mai des despre dvs.
• De pe ce dispozitive accesează site-ul (telefon/calculator)
• Ce întrebări pun cel mai des
• La ce oră a zilei sunt cei mai activi

Exemplu: „Clienții noștri sunt în majoritate femei între 25-40 de ani, mame. Accesează site-ul de pe telefon seara după serviciu. Adesea nu pot decide mărimea, așa că sună cu întrebări.”

Pe baza acestor informații, executantul poate propune un tabel de mărimi convenabil, un consultant online sau descrieri detaliate ale produselor.

4. Aveți încredere în aspectele tehnice

Nu încercați să definiți singur cerințele tehnice — aceasta este sarcina executantului. În schimb, povestiți despre nevoile dvs., iar dezvoltatorul va propune soluțiile potrivite.

În loc de cerințe tehnice, povestiți despre nevoi:

Greșit: „Avem nevoie de integrare cu API-ul sistemului de plată” ✅ Corect: „Dorim ca clienții să poată plăti online cu cardul”

Greșit: „Avem nevoie de design responsive cu breakpoint-uri la 768px și 1024px” ✅ Corect: „Este important ca site-ul să funcționeze bine pe telefoane — 70% dintre clienții noștri accesează de pe mobil”

Un executant experimentat va determina singur soluțiile tehnice necesare: cum să configureze responsive-ul, ce cerințe de viteză și securitate sunt necesare pentru nișa dvs.

5. Pregătiți conținutul și materialele vizuale

Specificați clar cine este responsabil pentru crearea conținutului.

Ce trebuie să indicați:

• Texte (cine scrie, în ce volum, când le livrează)
• Imagini (fotografiere, editare, formate, dimensiuni)
• Materiale video
• Logo-uri și identitate vizuală

Exemplu: „Clientul furnizează textele pentru toate secțiunile până pe 15 decembrie. Volumul paginii principale — până la 3000 de caractere, paginile serviciilor — până la 1500 de caractere fiecare. Fotografii ale produselor furnizate de client în format JPG, rezoluție minimă 1200×1200 pixeli.”

6. Definiți cerințele de design

Chiar dacă nu aveți o viziune clară asupra designului, oferiți dezvoltatorului niște repere.

Este util să indicați:

Exemple de site-uri care vă plac (cu explicații despre ce anume)

Preferințe sau restricții de culoare

Stil (minimalist, corporativ, modern, clasic)

Cerințe speciale (de exemplu, font mare pentru audiență în vârstă)

Exemplu: „Design în stil minimalist, culorile principale — alb, gri, albastru (ca pe apple.com). Important: butoane mari și font lizibil, deoarece 40% din audiență are peste 50 de ani.”

7. Stabiliți termene clare și etape

Împărțiți proiectul pe faze cu termene concrete și criterii de acceptare.

Exemplu de structură:

• Etapa 1 (2 săptămâni): Design pagina principală și 2 pagini interne
• Etapa 2 (6 săptămâni): Layout și programare a funcționalității principale
• Etapa 3 (2 săptămâni): Testare, corecții, lansare

8. Stabiliți criterii de acceptare

Formulați clar când lucrarea va fi considerată finalizată.

Exemplu: „Site-ul este considerat gata când:

• Toate paginile se afișează corect pe dispozitive cu rezoluții de la 320px până la 1920px
• Formularele trimit emailuri către adresele specificate
• Viteza de încărcare a paginii principale nu depășește 3 secunde (verificat cu PageSpeed Insights)
• Au fost corectate toate observațiile din checklist-ul de testare”

9. Luați în calcul suportul post-proiect

Discutați din timp aspectele de suport și dezvoltare a site-ului.

Ce să includeți:

• Perioada de garanție și condițiile acesteia
• Costul modificărilor după livrarea proiectului
• Cine se ocupă de găzduire, domeniu, actualizări
• Posibilitățile de scalare

10. Semnale de alarmă: când să schimbați executantul

Executantul vă cere să scrieți singur un TS detaliat — un profesionist ar trebui să structureze nevoile dvs. într-un caiet de sarcini.

Nu pune întrebări despre afacerea dvs. — Cum poate crea o soluție eficientă fără să înțeleagă cum funcționează compania dvs.?

Oferă imediat o soluție standard — „Avem un magazin online standard” — fără să studieze procesele dvs.

Folosește mulți termeni tehnici neclari — Un bun executant explică lucrurile complexe pe înțelesul clientului.

Nu este interesat de buget și termene — Un profesionist oferă întotdeauna mai multe opțiuni pentru diferite bugete.

Concluzie

Un caiet de sarcini de calitate este rezultatul unui dialog profesionist între client și executant. Sarcina dvs. ca și client este să spuneți deschis despre afacerea, obiectivele și nevoile dvs. Executantul trebuie să structureze aceste informații într-o soluție tehnică funcțională.

Nu încercați să deveniți expert tehnic peste noapte. Mai bine găsiți un executant care știe să pună întrebările potrivite, oferă recomandări de expert și creează TS-ul bazat pe o înțelegere profundă a afacerii dvs.

Amintiți-vă: un TS bun nu este un document pe care îl scrieți înainte de a începe proiectul. Este rezultatul unei munci analitice comune, care formează baza dezvoltării de succes.