De ce întreprinderile din Moldova au nevoie de implementarea evidenței de gestiune? Iată 5 motive bune

Atunci când vorbim despre evidența contabilă mulți oameni de afaceri, în special începători, își imaginează imediat contabilitatea. Este o mare greșeală să considerați că dețineți controlul finanțelor doar pentru că aveți un contabil. Da, contabilul reflectă tranzacțiile, calculează taxele, transferă salariile. Dar este oare suficient aceasta?

Directorul trebuie să ia zilnic decizii privind:

• Necesitatea achiziționării de echipamente;
• Suma ce poate fi cheltuită pentru publicitate;
• Posibilitatea extinderii organicului de personal și creșterea volumelor de producere;
• Eficiența actualelor canale de vânzare.

Toate aceste decizii nu pot fi luate doar pe baza evidenței contabile. Sarcina evidenței contabile constă în reflectarea tranzacțiilor financiare pentru perioadele trecute, în conformitate cu legislația în vigoare. Văzând doar înregistrările contabile este imposibil să luați decizii obiective de gestiune.

Conducerea companiei trebuie să acționeze practic intuitiv. Evidența contabilă vă garantează absența problemelor cu autoritatea fiscală, precum și cu alte organe de control. Însă raportul contabil al tranzacțiilor trecute nu are nicio legătură cu activitățile viitoare. Aceste date nu permit să efectuați planificarea, evaluarea eficienței muncii și realizarea altor acțiuni analitice.

Pentru un management eficient este nevoie de o informație relevantă și actuală, pe baza căreia pot fi luate deciziile de gestiune. Colectarea și sistematizarea acestor date este posibilă doar datorită sistemului de evidență de gestiune.

În acest articol vom vorbi despre obiectivele în afaceri ce pot fi atinse prin implementarea în companie a evidenței de gestiune. De asemenea, vă vom vorbi cum puteți realiza acest proiect în compania Dvs.

1. Gestionarea fluxurilor de bani în companie

Primul raport, care trebuie să fie obligatoriu realizat în sistemul de evidență de gestiune este Cash Flow. La fel, poate fi numit DDS sau raportul fluxurilor de bani.

Este un tabel liber, în care sunt incluse informațiile despre intrările și ieșirile mijloacelor bănești. Pentru claritate, vă recomandăm să grupați mișcările de bani în conturi, pentru a evita o situație în care toate informațiile sunt ”adunate la grămadă”.

Un raport Cash Flow bine structurat rezolvă simultan câteva probleme:

• Oferă o imagine clară a costurilor, cu posibilitatea de a le analiza și optimiza.
• Permite să anticipați și să evitați deficitul de numerar în casa de marcat.
• Analiza structurii intrărilor. Care activitate aduce cel mai mare randament financiar? Vă amintiți principiul Pareto? Este important să găsiți acele 20% de eforturi, care oferă cele 80% de rezultate.
• Planificarea intrărilor și calcularea suficienței capitalului. Pornind de la cifrele medii ale veniturilor, pot fi extrapolate pentru viitor, evaluând dacă mijloacele de lichidități sunt suficiente pentru achitarea datoriilor și menținerea activității operative.

Raportul Cash Flow poate fi adaptat conform conceptului, obiectivului și particularităților unei companii concrete. Pentru atingerea diferitor obiective pot fi necesare diferite formate de raporturi. Pentru planificarea strategică și analiza veniturilor și cheltuielilor se poate mări raportul, lăsând doar sumele, în timp ce pentru analiza unui canal concret sau a unei modalități de vânzare, se poate realiza un raport mai detaliat.

Un exemplu al acestui tip de configurații este împărțirea intrărilor după modalitatea de achitarea. Separat – plata cash în casă și separat – plata prin transfer. Cu o astfel de abordare, managerii nu numai că vor ști care este volumul intrărilor, dar vor ști unde exact se află acești bani și în ce formă.

2. Evaluarea performanței companiei

Afacerile fără venituri sunt imorale. Cu atât mai rău e atunci când există venit, dar nimeni nu știe de unde provine, de ce a fost primit și dacă va continua și pe viitor? De aceea, al doilea raport obligatoriu, care trebuie să existe în configurația analizei de gestiune este Profit and Loss, sau pe scurt P&L, sau raportul despre venituri și pierderi.

Este un raport rezumativ, ce reflectă dinamica și structura veniturilor. De asemenea, raportul P&L poate fi detaliat și structurat după proiecte, după tipologia activităților sau după orice alt principiu.

Structura raportului va depinde de particularitățile companiei și de obiectivele fixate pentru evidența de gestiune. Să presupunem că avem nevoie de un raport al veniturilor și pierderilor ale unei firme de construcție. Este rațional ca acest raport să fie realizat pe fiecare șantier în parte.

O parte a tabelului va reflecta toate intrările de capital pentru proiect (vânzări, participările cu capitale proprii etc), iar altă parte – ieșirile (cheltuielile pentru materiale de construcție, salarii, marketing etc).

Top-managerul poate folosi acest tabel atât pentru analiza rentabilității companiei per ansamblu, cât și să evalueze rezultatele financiare a fiecărui proiect în parte. Mai mult ca atât, poate fi realizată analiza separat pe categorii de cheltuieli și pe diferite canale de vânzări.

Pornind de la aceste informații, top managerii companiei vor avea posibilitatea să înțeleagă clar în ce mod pot crește profitabilitatea proiectului, care sunt cheltuielile ce pot fi optimizate, care sunt sursele de venit pe care trebuie de pus accent, și care sunt rezultatele estimative așteptate de la lansarea unor proiecte similare pe viitor.

3. Posibilități analitice avansate

Managerul responsabil de luarea deciziilor trebuie să aibă acces operativ constant la informații. Acest lucru este imposibil fără un sistem de evidență de gestiune stabilit.

Încercați să obțineți, de exemplu, datele din vânzări pentru produsul A doar în magazinele online pentru luna iunie. În încercarea de a genera această informație, aveți scenarii:

• Să nu obțineți deloc datele. Dacă în companie nu este ținută nicio altă evidență, în afară de cea contabilă. Pentru contabilitate nu există o diferență fundamentală cum și în ce fel produsul a fost vândut. Este important faptul ieșirii produsului din depozit și încasarea banilor. Prin urmare, aici nu veți găsi informații de gestiune.
• Să obțineți datele necesare, dar nu imediat. Acesta este un scenariu în care compania are bazele unei evidențe de gestiune, dar acestea la moment se află încă în tabele Excel, completate manual. Cu o astfel de abordare, datele pot fi disponibile dacă compania a creat, din start, structura tabelului Excel astfel încât să permite introducerea tuturor variabilelor. Chiar și așa, nu va fi posibilă găsirea rapidă a informației necesare. Chiar și într-un tabel bine gândit este dificilă realizarea unui mecanism care să permită introducerea datelor simultan în mai multe secțiuni. Cel mai probabil, va trebui să colectați datele separat pentru vânzările online, separat pe luni, iar apoi să le însumați.
• Al treilea scenariu este cel optim. Compania a implementat un sistem de evidență de gestiune. Managerul poate primi, în orice moment, informația clară și actualizată referitoare la variabilele solicitate. Acest lucru este foarte important pentru luarea deciziilor manageriale. În multe situații și în multe sectoare fiecare oră, ba chiar fiecare minut de întârziere în luarea deciziilor, poate costa foarte mult.

În cadrul sistemului evidenței de gestiune, pot fi organizate Dashboard-uri informative, care îi vor arăta managerului datele necesare pentru munca sa în timp real. Acest lucru creează un mediu favorabil pentru un management eficient.

4. Creșterea transparenței muncii

Acest avantaj al implementării evidenței de gestiune este subestimat de mulți conducători de companii. Cu ajutorul unui acces complet și constant la informații, top managerii au posibilitatea de a monitoriza constant activitatea companiei.

Este dificil să vă ocupați de furturi, de umflarea ofertelor de preț, de folosirea ineficientă a timpului și de alte aspecte neplăcute pentru companie, atunci când toată informația actuală se află mereu în mâinile conducătorilor. Mai mult decât atât, directorul poate compara rezultatele unor departamente și unor colaboratori concreți, înțelegând care rezultate pot fi considerate, în mod obiectiv, drept puncte de referință. Acest lucru contribuie nu numai la o planificarea exactă, dar și la identificarea problemelor ce îi împiedică pe ceilalți colaboratori să atingă parametrii medii. Transparența funcționează și invers. Atunci când angajații dețin informații despre rezultatele companiei, munca lor devine mai simplă și mai eficientă. Transparența, accesul general la informații și obiectivele clare – contribuie la crearea unui mediu de lucru sănătos pentru echipă.

5. Planificarea eficientă

Planificarea strategică și operativă a afacerii, fără date concrete, este practic o loterie. Atunci când soluțiile nu se bazează pe nimic, este mai mare riscul de a greși, de a alege căi ineficiente de dezvoltare și de a vă confrunta cu distribuția greșită a mijloacelor financiare.

Evidența de gestiunea – nu este o opțiune, ci o necesitate.

Nu veți putea dezvolta vânzările dacă nu veți înțelege care sunt cele mai eficiente canale.

Este imposibil să planificați veniturile, dacă nu veți înțelege particularitățile cererii și nu veți analiza statisticile anilor precedenți.

Pornind de la aceste date, veți vedea periodicitatea și legitimitatea: periodicitatea pe sezon a cererii, factorii de decizie în achiziții, segmentele publicului țintă etc. Dacă veți înțelege cererea, veți reuși să planificați, cu suficientă precizie, vânzările pentru perioadele viitoare.

Este imposibil să planificați eficient munca echipei, dacă nu veți ține cont de volumul de muncă și rezultatele angajaților.

Iar această listă poate continua la nesfârșit. Evidența de gestiunea asigură sistematizarea datelor și un acces comod pentru top manageri. Planificarea nu este posibilă fără a avea informația detaliată și relevantă, iar o afacere fără o strategie concretă este sortită să devină necompetitivă.

De asemenea, sistemele de evidență de gestiune reprezintă un instrument eficient de sistematizare a informației, cum ar fi, de exemplu, datele despre contra-părți. Pe baza configurației contabile, poate fi organizat sistemul de păstrare a fluxului de documente cu legarea acestora la un anumit client sau proiect.

Cum se implementează o configurație pentru evidența de gestiune în cadrul unei companii?

În acest articol, am vorbit de mai multe ori despre faptul că evidența de gestiune este foarte individuală. Aceasta depinde nu doar de domeniul de activitate al întreprinderii și de modelul de afacere, dar și de mulți alți factori variabili.

Configurația evidenței de gestiune trebuie să rezolve, în primul rând, unele sarcini concrete stabilite de către conducător. De exemplu, directorul dorește să aibă un instrument de monitorizare a vânzărilor, de analiză a marketingului și a eficienței randamentului angajaților. Obiectivul specialistului în implementarea sistemului este să ofere setul necesar de instrumente pentru realizarea unui sistem eficient de evidență de gestiune în aceste domenii.

Mai mult, soluțiile propuse urmează a fi adaptate și personalizate conform proceselor de afaceri specifice. Acestea, vor trebui configurate astfel, încât utilizatorul să folosească informația comod și să genereze rapoartele necesare.

Platforma 1C dispune de multe soluții standard de sisteme de evidență de gestiune pentru diferite segmente de business. Fiecare din acestea este completată cu instrumentele specifice de profil, astfel încât configurația să răspundă concret tuturor necesităților unei companii specifice. Înainte de elaborarea și implementarea configurației, este necesar să se efectueze un audit detaliat al proceselor de afaceri ale companiei, să se comunice cu direcția locală a companiei și să se elaboreze un sistem de evidență de gestiune, care să răspundă unor sarcini specifice de lucru ale utilizatorilor.

La prima vedere, poate părea că implementarea unui nou sistem de evidență de gestiune în procesul de lucru, pe lângă sistemul de evidență contabilă, va crea o confuzie și o povară suplimentară pentru operatori. Într-adevăr, dacă veți duce evidența în paralel, introducând datele separat în configurația de gestiune și contabilă, lucrul se va dubla. De asemenea, crește și riscul de a greși, deoarece factorul uman nu poate fi exclus. Datele pot fi introduse din greșeală doar în una din cele două configurații. Aceasta duce la irelevanța și neactualizarea informațiilor utilizate, la discrepanțe puternice între valorile planificate și cele reale și, în consecință, la ineficiența evidenței de gestiune.

Din acest motiv, este foarte important să stabiliți un schimb de date între cele două configurații. Una din ele, indiferent dacă e evidența contabilă sau evidența de gestiune, trebuie să fie configurația principală. Datele tranzacției sunt introduse doar în una din configurații, iar în a doua acestea se încarcă în mod automat, ținând cont de particularitățile de afișare. Această abordare rezolvă simultan două probleme: în primul rând scutește operatorii de dublarea muncii, reducând de două ori volumul de lucru. În al doilea rând, contribuie la excluderea riscului erorilor și discrepanțelor.

Deși oferă companiei o sistematizare de bază a informațiilor, implementarea evidenței de gestiune în tabelele Excel prezintă o serie de dezavantaje.

În primul rând, aceasta nu este întotdeauna convenabil, deoarece pentru căutarea datelor necesare se pierde prea mult timp.

În al doilea rând, rămâne riscul erorilor umane, cauzate de acțiunile operatorilor. Drept rezultat, directorii companiilor folosesc date greșite în procesul de luare a deciziilor.

În al treilea rând, rămâne deschisă întrebarea privind actualitatea și relevanța datelor și utilizării lor colective, în special când evidența contabilă este ținută în fișiere Excel obișnuite și nu în servicii cloud.

Drept urmare, sarcinile de bază ale evidenței de gestiune sunt realizate, desigur, dar nu se atinge obiectivul principal și anume optimizarea și îmbunătățirea eficienței managementul. De aceea, implementarea evidenței de gestiune în companie – reprezintă o sarcină importantă pentru orice companie care tinde să se dezvolte și să devină competitivă.

Este dificil de enumerat într-un singur articol toate beneficiile și serviciile ce pot fi implementate într-o configurație de gestiune.

Puteți obține o consultație gratuită de la experții noștri. Aceștia vă vor explica care sunt funcțiile ce pot fi realizate în configurațiile de gestiune pentru specificul afacerii tale.